VvE oprichten
bij nieuwbouw
VvE oprichten bij nieuwbouw: stappenplan
Een Vereniging van Eigenaars (VvE) bij nieuwbouw ontstaat automatisch op het moment dat de notaris de splitsingsakte passeert. De VvE wordt pas actief wanneer de eerste appartementen worden geleverd aan de kopers. Vanaf dat moment zijn alle eigenaren lid en is de VvE verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen van het gebouw.
Wanneer wordt een VvE opgericht?
Een VvE wordt opgericht bij het passeren van de splitsingsakte bij de notaris. Bij nieuwbouw gebeurt dit doorgaans voordat de eerste appartementen worden geleverd. De projectontwikkelaar of bouwer stelt de splitsingsakte op en laat deze inschrijven bij het Kadaster.
Op het moment dat de eerste kopers hun appartement geleverd krijgen, wordt de VvE actief. Vanaf dat moment zijn alle eigenaren automatisch lid en gelden de regels uit het splitsingsreglement. De VvE is dan verplicht om een bestuur te benoemen, een bankrekening te openen, een reservefonds aan te houden en jaarlijks een vergadering van eigenaars (in de volksmond ook wel “ALV” of “vergadering van eigenaars” genoemd) te organiseren.
De splitsingsakte beoordelen
De splitsingsakte bepaalt de spelregels van de VvE voor de volledige levensduur van het gebouw. Het is daarom essentieel om de akte vóór de oplevering zorgvuldig te beoordelen. Een onvolledig of onduidelijk splitsingsreglement leidt later tot conflicten en juridische kosten.
Drie onderdelen verdienen bijzondere aandacht bij nieuwbouw:
De breukdelen
Het breukdeel bepaalt welk aandeel elke eigenaar heeft in de gemeenschappelijke kosten en het stemrecht. Controleer of de verdeling eerlijk en proportioneel is ten opzichte van de oppervlakte en het gebruik van het appartement.
De verdeling gemeenschappelijk en privé
De splitsingstekening bepaalt welke delen gemeenschappelijk zijn (dak, gevel, fundering, installaties) en welke privé (binnenmuren, keuken, sanitair). Onduidelijkheid hierover leidt tot discussie bij schade of onderhoud.
Het modelreglement
De meeste nieuwbouw-VvE’s hanteren het Modelreglement 2017. Controleer of de bijzondere bepalingen aansluiten bij de situatie van het complex, bijvoorbeeld ten aanzien van parkeerplaatsen, bedrijfsruimtes of dakterrassen.
De oprichtingsvergadering organiseren
De eerste vergadering van eigenaars van een nieuwe VvE is de oprichtingsvergadering. Tijdens deze vergadering worden de fundamentele besluiten genomen die de VvE nodig heeft om te functioneren. MVGM begeleidt dit proces als onderdeel van het bestuurlijk VvE-beheer.
De agenda van een oprichtingsvergadering bevat doorgaans zeven punten:
- Benoeming van het bestuur (intern of extern VvE-beheerder)
- Opening bankrekening op naam van de VvE
- Vaststelling van de VvE-bijdrage op basis van de eerste begroting
- Vaststelling van het huishoudelijk reglement
- Benoeming van de kascommissie
- Opdracht voor het opstellen van een MJOP
- Bespreken van de opstalverzekering
Een professioneel beheerder kan de oprichtingsvergadering voorbereiden, voorzitten en notuleren. Dit waarborgt dat alle wettelijk verplichte besluiten worden genomen en correct worden vastgelegd.
Het eerste MJOP en reservefonds
Ook bij nieuwbouw is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) essentieel. Hoewel een nieuw gebouw de eerste jaren weinig groot onderhoud nodig heeft, moeten eigenaren wel gaan sparen voor toekomstig onderhoud. De wettelijke verplichting om een reservefonds aan te houden geldt vanaf het eerste jaar.
Het eerste MJOP van een nieuwbouw-VvE brengt in kaart wanneer de eerste grote onderhoudsuitgaven worden verwacht: buitenschilderwerk na 6 tot 8 jaar, dakrenovatie na 20 tot 25 jaar, liftvervanging na 25 tot 30 jaar. Op basis van deze planning wordt de jaarlijkse reservefondsdotatie berekend.
Lees meer over de opbouw en wettelijke eisen van het meerjarenonderhoudsplan voor VvE’s.
Veelgemaakte fouten bij nieuwe VvE's
Bij de oprichting van een VvE worden regelmatig fouten gemaakt die later kostbaar of lastig te herstellen zijn. De vijf meest voorkomende fouten:
- Geen MJOP laten opstellen in het eerste jaar. Zonder MJOP ontbreekt de basis voor de reservefondsdotatie en loopt de VvE het risico op een tekort bij het eerste groot onderhoud.
- De VvE-bijdrage te laag vaststellen. Eigenaren die de maandelijkse bijdrage bewust laag houden, bouwen onvoldoende reserves op. Na enkele jaren volgt dan een forse extra bijdrage.
- Opleveringsgebreken niet tijdig melden. Bij nieuwbouw gelden garantietermijnen van de aannemer. Gebreken aan gemeenschappelijke delen moeten namens de VvE worden gemeld vóór het verstrijken van de garantie.
- Geen professioneel beheer inschakelen. Bij VvE’s met meer dan 10 appartementen is de administratieve en juridische complexiteit te groot voor vrijwillig bestuur alleen.
- De splitsingsakte niet controleren. Fouten in de breukdelen of onduidelijke bepalingen over parkeerplaatsen en bergingen leiden tot jarenlange discussie.
Hoe MVGM nieuwe VvE's begeleidt
MVGM VvE Beheer heeft ruime ervaring met het oprichten en inrichten van nieuwe Verenigingen van Eigenaars. Wij beoordelen de splitsingsakte, bereiden de oprichtingsvergadering voor, stellen de eerste begroting op en geven opdracht voor het MJOP.
In groeigebieden zoals Almere Poort en Nobelhorst begeleidt MVGM jaarlijks tientallen nieuwe VvE’s, van splitsingsakte-beoordeling tot de eerste vergadering van eigenaars. Ons team in Almere kent de lokale projectontwikkelaars en de specifieke kenmerken van nieuwbouw in de regio.
Meer in de kennisbank
MVGM VvE-diensten
De informatie in alle kennisbank artikelen zijn algemeen van aard en vormen geen weergave van de werkwijze of dienstverlening van MVGM; wat MVGM voor een VvE uitvoert, wordt uitsluitend bepaald door de individueel gesloten beheerovereenkomst.